Reservation & Cancellation Policy

Last updated: 19 July 2026

In the event of any discrepancy between the English and French versions, the French version shall prevail, without prejudice to mandatory applicable law.

1. Operator

This Policy applies to reservations and private-event enquiries submitted to:

Beim Renert
Operated by Even Flow SARL

20, Place Guillaume II
L-1648 Luxembourg
Luxembourg

• Email: info@beimrenert.lu
• Telephone: +352 28 22 50 22

2. Reservation requests

Submitting a reservation form constitutes a request for a table. It does not by itself guarantee that a reservation has been accepted.

A reservation is confirmed only when Beim Renert sends an express confirmation by email, telephone or another agreed method.

An automatic message confirming receipt of a request is not necessarily confirmation of the reservation.

The person making the reservation is responsible for providing accurate information, including the correct date, time, number of guests, name and contact details.

3. Availability

All reservations are subject to availability and the operational capacity of the bistro.

Where the requested date, time or number of guests cannot be accommodated, Beim Renert may decline the request or propose an alternative.

4. Arrival and table-holding period

Guests are asked to arrive at the confirmed reservation time.

Unless another arrangement has been agreed, the table will be held for 15 minutes after the confirmed time.

If the party has not arrived within that period and has not contacted Beim Renert, the table may be released to other guests.

Guests who expect to arrive late should contact the bistro as soon as possible.

5. Changes

Requests to change the date, time or number of guests remain subject to availability.

A requested change becomes effective only once it has been confirmed by Beim Renert.

A significant increase in the number of guests may require another table arrangement, time or type of booking.

6. Cancellations

Reservations may be cancelled using the cancellation link contained in the confirmation or reminder email, where available, or by contacting Beim Renert directly.

Guests are asked to cancel as early as possible and preferably at least two hours before the confirmed reservation time.

There is currently no standard cancellation fee, deposit or no-show fee for ordinary table reservations.

7. No-shows

A no-show occurs when guests do not attend a confirmed reservation and have not cancelled it.

Repeated no-shows may lead to future reservation requests being declined or made subject to additional confirmation measures.

No amount will be charged unless a separate deposit, prepayment or no-show arrangement was clearly disclosed and expressly accepted before the relevant reservation became binding.

8. Group bookings and private events

Requests concerning large groups, private events, weddings or other special arrangements are enquiries only.

They become binding only after the relevant details and any special conditions have been confirmed in writing.

Separate conditions may include:

• a deposit or prepayment;
• a minimum spend;
• a fixed menu;
• a final deadline for confirming guest numbers;
• a specific cancellation period;
• charges for a late cancellation or no-show.

Any such condition will be communicated before the booking becomes binding.

9. Allergies and dietary requirements

Guests should inform Beim Renert of relevant allergies, intolerances or dietary requirements when submitting the reservation or as soon as possible afterwards.

Only information necessary for handling the reservation should be provided.

Beim Renert will take reasonable care when considering the information provided. However, ingredients and allergens are handled in the same premises, and the complete absence of allergens or cross-contact cannot be guaranteed.

Guests with serious allergies should contact the bistro directly before their visit.

10. Cancellation or change by Beim Renert

In exceptional circumstances, Beim Renert may need to change or cancel a reservation due to operational problems, safety concerns, technical failures, staff shortages, force majeure or other circumstances beyond its reasonable control.

Reasonable efforts will be made to notify the guest promptly and, where possible, to offer an alternative date or time.

Where a specific booking involved a prepaid amount, any refund will be handled in accordance with the separately agreed booking conditions and mandatory law.

11. Right of withdrawal

The general 14-day statutory right of withdrawal applicable to certain distance contracts does not apply to catering or restaurant services that are to be provided on a specific date or during a specific period.

The voluntary cancellation options described in this Policy remain unaffected.

12. Personal data

Personal data submitted in connection with a reservation is processed in accordance with the Privacy & Cookie Policy.

Information about allergies or medical dietary requirements may constitute health data and will only be used to consider the relevant reservation.

13. Complaints and applicable law

This Policy is governed by Luxembourg law.

Complaints should first be sent to: info@beimrenert.lu

Mandatory consumer rights remain unaffected.

The exclusion of the general 14-day withdrawal right for catering services reserved for a specific date is recognised under EU consumer rules.

Politique de réservation et d’annulation

Dernière mise à jour : 19 juillet 2026

En cas de divergence entre les versions anglaise et française, la version française prévaut, sans préjudice de la législation impérative applicable.

1. Exploitant

La présente Politique s’applique aux réservations et demandes relatives à des événements privés adressées à :

Beim Renert
Exploité par Even Flow SARL

20, Place Guillaume II
L-1648 Luxembourg
Luxembourg

• E-mail : info@beimrenert.lu
• Téléphone : +352 28 22 50 22

2. Demandes de réservation

L’envoi du formulaire constitue une demande de réservation de table. Il ne garantit pas, à lui seul, que la réservation a été acceptée.

La réservation est confirmée uniquement lorsque Beim Renert adresse une confirmation expresse par e-mail, téléphone ou tout autre moyen convenu.

Un message automatique accusant réception de la demande ne constitue pas nécessairement une confirmation de réservation.

La personne qui effectue la demande est responsable de l’exactitude des informations communiquées, notamment la date, l’heure, le nombre de personnes, le nom et les coordonnées.

3. Disponibilité

Toutes les réservations sont soumises aux disponibilités et à la capacité opérationnelle du bistrot.

Lorsque la date, l’heure ou le nombre de personnes demandé ne peut être accepté, Beim Renert peut refuser la demande ou proposer une solution alternative.

4. Heure d’arrivée et maintien de la table

Les clients sont priés d’arriver à l’heure confirmée.

Sauf accord contraire, la table est maintenue pendant 15 minutes après l’heure de réservation.

Si le groupe n’est pas arrivé dans ce délai et n’a pas contacté Beim Renert, la table peut être attribuée à d’autres clients.

En cas de retard prévisible, les clients sont priés de contacter le bistrot dans les meilleurs délais.

5. Modifications

Toute demande de modification de la date, de l’heure ou du nombre de personnes reste soumise aux disponibilités.

La modification ne devient effective qu’après confirmation par Beim Renert.

Une augmentation importante du nombre de personnes peut nécessiter un autre horaire, une autre disposition des tables ou un autre type de réservation.

6. Annulations

La réservation peut être annulée au moyen du lien figurant dans l’e-mail de confirmation ou de rappel, lorsqu’un tel lien est disponible, ou en contactant directement Beim Renert.

Les clients sont priés d’annuler le plus tôt possible et, de préférence, au moins deux heures avant l’heure confirmée.

Aucun frais standard d’annulation, acompte ou frais de non-présentation n’est actuellement appliqué aux réservations ordinaires de table.

7. Non-présentation

Il y a non-présentation lorsqu’un client ne se présente pas à une réservation confirmée sans l’avoir annulée.

Des non-présentations répétées peuvent entraîner le refus de demandes ultérieures ou l’application de mesures de confirmation supplémentaires.

Aucun montant ne sera facturé, sauf si un acompte, prépaiement ou dispositif de garantie distinct a été clairement communiqué et expressément accepté avant que la réservation ne devienne contraignante.

8. Groupes et événements privés

Les demandes concernant de grands groupes, événements privés, mariages ou autres arrangements spéciaux constituent uniquement des demandes de renseignements.

Elles ne deviennent contraignantes qu’après confirmation écrite des détails et des conditions particulières applicables.

Ces conditions peuvent notamment prévoir :

• un acompte ou prépaiement ;
• une consommation minimale ;
• un menu fixe ;
• une date limite de confirmation du nombre de participants ;
• un délai spécifique d’annulation ;
• des frais en cas d’annulation tardive ou de non-présentation.

Toute condition particulière sera communiquée avant que la réservation ne devienne contraignante.

9. Allergies et besoins alimentaires

Les clients sont priés d’informer Beim Renert de toute allergie, intolérance ou exigence alimentaire pertinente lors de la réservation ou dès que possible par la suite.

Seules les informations nécessaires au traitement de la réservation doivent être communiquées.

Beim Renert prendra des précautions raisonnables pour tenir compte des informations reçues. Toutefois, différents ingrédients et allergènes sont manipulés dans les mêmes locaux et l’absence complète d’allergènes ou de contamination croisée ne peut être garantie.

Les clients souffrant d’allergies graves doivent contacter directement le bistrot avant leur visite.

10. Modification ou annulation par Beim Renert

Dans des circonstances exceptionnelles, Beim Renert peut devoir modifier ou annuler une réservation en raison de problèmes opérationnels, de considérations de sécurité, de pannes techniques, d’un manque de personnel, d’un cas de force majeure ou d’autres circonstances échappant raisonnablement à son contrôle.

Beim Renert fera des efforts raisonnables pour informer rapidement le client et, lorsque cela est possible, proposer une autre date ou heure.

Lorsqu’une réservation spécifique a fait l’objet d’un prépaiement, tout remboursement sera traité conformément aux conditions particulières convenues et à la législation impérative.

11. Droit de rétractation

Le droit légal général de rétractation de 14 jours applicable à certains contrats à distance ne s’applique pas aux services de restauration devant être fournis à une date ou pendant une période déterminée.

Les possibilités d’annulation volontaire prévues dans la présente Politique restent applicables.

12. Données personnelles

Les données à caractère personnel communiquées dans le cadre d’une réservation sont traitées conformément à la Politique de confidentialité et relative aux cookies.

Les informations concernant des allergies ou exigences alimentaires médicales peuvent constituer des données de santé et seront uniquement utilisées pour traiter la réservation concernée.

13. Réclamations et droit applicable

La présente Politique est régie par le droit luxembourgeois.

Toute réclamation doit d’abord être adressée à : info@beimrenert.lu

Les droits impératifs des consommateurs restent pleinement applicables.